POLITIKA E PAANSHMËRISË, KONFIDENCIALITETIT DHE KONFLIKTIT TE INTERESIT

Qëllimi
Kjo politikë reflekton dhe përcakton parimet e European Quality and Safety Control (EQSC) shpk në lidhje me: paanshmërinë e vendimmarrjes së EQSC dhe ruajtjen e integritetit të vendimeve të marra; ruajtjen dhe mbajtjen e konfidencialitetit për informacionin e marrë gjatë ushtrimit të aktivitetit; identifikimin, menaxhimin dhe minimizimin e konfliktit të interesit në mënyrë që të garantohet paanshmëria në vendimmarrje dhe në të gjitha proceset që lidhen me certifikimin dhe klientët e EQSC, në përputhje me kërkesat e ISO/IEC 17021-1. Në këtë kuadër, EQSC ka ngritur një sistem të formalizuar për menaxhimin e rrezikut përmes procedurës P.160 dhe formularit FP.160_1.
Politika e Paanshmërisë
EQSC konsideron që synimi i përgjithshëm i procesit të certifikimit është ti jap besim të gjitha palëve të përshirë në këtë proces si dhe që sistemi i menaxhimit të plotësojë kërkesat e specifikuara. Vlera e certifikimit është niveli i sigurisë së përgjithshme dhe besimi që krijohet nga një vlerësim kompetent dhe i paanshëm nga një palë e tretë.EQSC konsideron që të arrish dhe të mirëmbash besimin është thelbësore që vendimet te bazohen në evidencën objektive të konformitetit dhe që vendimet për certifikimin nuk janë influencuar nga interesa të tjera ose nga palë të tjera. EQSC është e bindur se garantimi i paanshmërisë është thelbësor për jetëgjatësinë e saj në treg, për tërheqjen e klientëve cilësorë, për përputhjen e veprimtarisë së saj me legjislacionin dhe të mirën e komunitetit. EQSC ka krijuar dhe mirëmban një Komitet të Paanshmërisë, në përputhje me kërkesat e nenit 6.2 të ISO/IEC 17021-1, me qëllim monitorimin e vazhdueshëm të paanshmërisë së veprimtarisë së saj të certifikimit. Komiteti i Paanshmërisë është organ këshillimor dhe mbikëqyrës, që nuk merr pjesë në asnjë proces auditimi, shqyrtimi teknik apo vendimmarrje certifikimi. Në këtë organizëm marrin pjesë personalitete të nderuara dhe me reputacion të gjerë shoqëror e profesional. Komiteti i Paanshmërisë organizohet dhe funksionin ne përputhje me P.240 Komiteti i paanshmërisë.
EQSC siguron që asnjë aktivitet auditimi apo vendimmarrje për certifikim nuk ndërmerret për klientë që paraqesin një rrezik të papranueshëm për paanshmërinë, edhe pas masave të menaxhimit të kërcënimit.
Kërcënimet e identifikuara të paanshmërisë, të vlerësuara nga EQSC përfshijnë sa më poshtë:
- Kërcënimet e lidhura me interesin: kërcënime që lindin prej një personi ose organizmi që vepron bazuar në interesat e ngushta personale. Një kërcënim i paanshmërisë lidhur me certifikimin, i vlerësuar është interesi financiar.
- Kërcënimet e lidhura me vetë-rishikimin: kërcënime që lindin nga një person ose organizëm që rishikon punën e bërë nga ai vetë. Auditimi dhe certifikimi i sistemeve të menaxhimit të një klienti për të cilin EQSC ka dhënë konsulentë në ngritjen dhe mirëmbajtjen e sistemeve të menaxhimit, konsiderohet si një kërcënim i vetë-rishikimit.
- Kërcënimet e lidhura me familjaritetin (ose besimin): kërcënime që lindin nga një person ose organizëm, me të cilin auditori është mjaft familjar ose të cilit i beson, duke pranuar atë që personi komunikon por jo atë që ai mund të provojë apo të evidentojë me prova.
- Kërcënimet e lidhura me frikësimin: kërcënime që lindin nga një person ose organizëm, që ndihet i detyruar nga të tjerët (në formë të hapur apo të fshehtë) për të kryer një proces të paanshëm. Kërcënimi që mund ti jepet këtij personi apo organizmi është për ta zëvendësuar ose raportuar te një mbikëqyrës.
- Një analizë e përmbledhur e vlerësimit të kërcënimeve për paanshmërinë kryhet në kuadër të procesit të menaxhimit të rrezikut dhe dokumentohet në formularin FP.160_1 Regjistri i Rreziqeve, sipas procedurës P.160 Menaxhimi i Rrezikut. Ky vlerësim rishikohet periodikisht dhe diskutohet gjatë Rishikimit të Menaxhimit.
Deklarimi i paanshmërisë
Deklarimi i paanshmërisë është publik për Menaxhimin e lartë (Administratorin) dhe konfidencial për personelin. Administratori i EQSC, nëpërmjet deklaratës së tij FPO.2_2 Deklarata e Menaxhimit të Lartë për Paanshmërinë, Pavarësinë, Integritetin, Konfliktin e Interesit dhe Cilësinë, shpreh qëllimin dhe interesin e EQSC si trupë certifikimi, për të qenë e paanshme dhe jashtë çdo konflikti interesi, në të gjitha hapat e aktivitetit të saj, si dhe me marrëdhëniet ndërmjet palëve. Ndërkohë që si Administratori, ashtu edhe të gjithë personat, komitetet, ekspertët e jashtëm, etj. që kanë lidhje me proceset e auditimit dhe certifikimit, duhet që të nënshkruajnë rregullisht (në fillimin e marrëdhënies me EQSC, dhe azhurnimin për sa herë ka konflikt interesi ose për të paktën çdo dy vjet) FPO.2_1 Deklarata e Paanshmërisë, Integritetit, Konfidencialitetit, Sigurisë së Informacionit dhe Konfliktit të Interesit.
Pavarësia midis Auditimit dhe Vendimmarrjes
Në përputhje me kërkesat e standardit ISO/IEC 17021-1, EQSC siguron që personat që kanë kryer auditimin nuk marrin pjesë në vendimin për certifikimin e klientit. Vendimi për certifikim i delegohet një ose më shumë individëve që nuk kanë qenë të përfshirë në auditim, vlerësimin në terren ose aktivitetet që mund të ndikojnë në paanshmërinë e vendimit.
Konflikti i interesit
EQSC vepron i lirë ndaj çdo ndikimi nga interesa të ndryshme. Për të siguruar paanësinë dhe objektivitetin e tij EQSC ka një politikë strikte që ka të bëjë me konfliktin e interesave të të gjithë personelit të përfshirë në aktivitetet e auditimit dhe çertifikimit. Për më tepër, EQSC është e vetëdijshme që përveç aktiviteteve të saj të certifikimit, ajo zhvillon edhe aktivitete të tjera në përputhje me fushën e veprimtarisë të regjistruar në Qendrën Kombëtare të Biznesit (QKB). Këto aktivitete, përfshirë por jo vetëm: konsulenca në bujqësi, trajnime, auditime të brendshme apo shërbime të ofruara për llogari të palëve të treta, mund të paraqesin rrezik të shtuar për paanshmërinë dhe integritetin e procesit të certifikimit. Si rrjedhojë, personeli i përfshirë në aktivitetet e certifikimit të sistemeve të menaxhimit (auditorë, vendimmarrës, shqyrtues teknikë, etj.) nuk përfshihen në asnjë formë në aktivitetet e tjera të EQSC që janë jashtë fushës së akreditimit, në mënyrë që të shmanget çdo konflikt potencial interesi dhe të garantohet paanshmëria. Ky ndalim zbatohet edhe për personelin e angazhuar me kontratë pune ose kontratë shërbimi ose në mënyrë të përkohshme. Konflikti i interesave lind nëse personi i përfshirë në procesin e çertifikimit ka marrëdhënie financiare ose personale me një person ose organizatë, marrëdhënie e cila mund të përfundojë në një konflikt, p.sh. anëtarët e familjes, miqtë, partnerë biznesi, konkurrentë, etj. Konflikti i interesit mund të jetë edhe “pozitiv” domethënë mund të ketë një interes për një vendim pozitiv çertifikimi; ose “negativ” domethënë individi mund të jetë kundër çertifikimit, p.sh. për arsye konkurrence.Personat me konflikt interesash përjashtohen nga çdo aktivitet që ka ndikim në vendimmarrje apo objektivitetin e procesit të auditimit ose certifikimit, përfshirë shqyrtimin e dosjeve, monitorimin dhe vendimmarrjen për certifikim. Kjo politikë prek të gjitha personat e përfshirë në procesin e auditimit dhe certifikimit p.sh stafin, auditorët, anëtarët e komiteteve ose palët e nënkontraktuara. Konflikti i interesit mund të ndodhë edhe në rastin kur një person (anëtar i personelit ose komitetit) jep këshilla ose i siguron konsulencë një klienti gjatë 2 viteve të mëparshme. Të gjithë personat (anëtarë komitetesh dhe personel) të përfshirë në procesin e auditim/certifikimit duhet të plotësojnë FPO.2_1 Deklarata e Paanshmërisë, Integritetit, Konfidencialitetit, Sigurisë së Informacionit dhe Konfliktit të Interesit. Kjo deklaratë duhet të plotësohet dhe azhornohet në dosjet e secilit person përkatës, në çdo herë që ka konflikt interesi, ose të paktën çdo dy vjet. MCI verifikon këto deklarime dhe i raporton Administratorit. Administratori vendos nëse ka potencial për një konflikt interesi ose jo dhe delegon MCI të përjashtojë personin me konflikt interesi, nga çdo aktivitet që mund të përbëjë rrezik për paanshmërinë e vendimeve të marra nga EQSC për rastin specifik. Këta individë janë të detyruar të mos marrin pjesë në çfarëdolloj aktiviteti që ka lidhje me procesin e certifikimit të rastit specifik. Personat që kanë realizuar auditime ose kanë qenë të përshirë në procesin e certifikimit të një klienti me të cilin ata kishin konflikt interesi, dhe për të cilin nuk deklaruan më parë, mund të përjashtohen menjëherë nga çdo komitet i EQSC ose do t’i ndërpritet kontrata e punës sipas vendimit të Administratorit. Komitetit të Paanshmërisë i raportohen çdo vit në takimin përkatës, të gjitha rastet e konfliktit të interesit dhe masat e marra, shih P.240 Komiteti i Paanshmërisë.
Ndarja dhe Kufizimi i Roleve në Aktivitetet e EQSC
Personeli i përfshirë në proceset e certifikimit të sistemeve të menaxhimit nuk lejohet të angazhohet në asnjë aktivitet tjetër të EQSC, përfshirë trajnime, auditime të brendshme, konsulenca apo shërbime të tjera, të cilat mund të krijojnë konflikt interesi ose të cenojnë paanshmërinë dhe integritetin e certifikimit. Kjo përfshin edhe aktivitetet që kryhen në emër të EQSC apo partnerëve të saj për klientët e certifikuar, në mënyrë që të garantohet qartësia dhe ndarja e plotë midis roleve dhe përgjegjësive.
Menaxhimi i Konfliktit në Raste të Veçanta
Në rastet kur European Quality and Safety Control (EQSC) identifikon ose percepton një konflikt interesi apo kërcënim ndaj paanshmërisë për një klient specifik, personi i përfshirë mund të përjashtohet nga çdo aktivitet i lidhur me procesin e certifikimit për klientin në fjalë. Kjo masë ka për qëllim të ruajë integritetin, pavarësinë dhe besueshmërinë e vendimeve të marra nga EQSC, duke shmangur çdo ndikim të dyshimtë në rezultatin e certifikimit.
Ndarja e Roleve midis Auditorit dhe Vendimmarrësit të Certifikimit
Në përputhje me kërkesat e standardit ISO/IEC 17021-1, EQSC siguron që personat që kanë kryer auditimin nuk marrin pjesë në vendimin për certifikimin e klientit. Vendimi për certifikim i delegohet një ose më shumë individëve që nuk kanë qenë të përfshirë në auditim, vlerësimin në terren ose aktivitetet që mund të ndikojnë në paanshmërinë e vendimit.
Perceptimi i Paanshmërisë dhe Konflikti i Interesit
Për të siguruar besueshmëri të plotë, EQSC trajton me seriozitet jo vetëm konfliktet reale të interesit, por edhe çdo situatë që mund të perceptohet si kërcënim ndaj paanshmërisë, pavarësisë dhe integritetit të procesit të certifikimit.
Në rast perceptimi të tillë, do të merren masa të menjëhershme për të ruajtur objektivitetin dhe besueshmërinë e vendimeve.
- Këto masa mund të përfshijnë përjashtimin e përkohshëm të personave të përfshirë nga procesi ose riorganizimin e rolit të tyre.
- Komiteti i Paanshmërisë monitoron dhe raporton këto raste në mënyrë periodike.
Përjashtimi i Personelit në Rast të Konfliktit të Interesit për Klientë të Caktuar
a) Nëse identifikohet konflikt interesi i mundshëm me një klient specifik, personat e përfshirë në këtë konflikt përjashtohen nga çdo aktivitet auditimi, shqyrtimi apo vendimmarrjeje që lidhet me atë klient.
b) Ky përjashtim aplikohet në mënyrë të menjëhershme dhe qëndron në fuqi për të gjithë kohëzgjatjen e procesit të certifikimit për klientin në fjalë.
c) Përjashtimi raportohet tek administratori dhe Komiteti i Paanshmërisë për vlerësim dhe dokumentim.
Kufizimi i Përfshirjes së Personelit në Shërbime të Ndryshme për të Njëjtin Klient
a) Personeli i angazhuar në certifikim nuk mund të ofrojë shërbime konsulence, trajnime apo auditime të brendshme për të njëjtin klient gjatë periudhës prej të paktën dy (2) viteve para fillimit të procesit të certifikimit.
b) Kjo masë synon të parandalojë konfliktin e interesit dhe të ruajë pavarësinë dhe integritetin e procesit të certifikimit.
c) Përjashtimet në raste të veçanta duhet të aprovohen në mënyrë të shkruar nga administratori dhe të dokumentohen.
Deklarimet Periodike dhe Raportimi i Situatave të Reja
a) Të gjithë personat e përfshirë në procesin e certifikimit duhet të plotësojnë dhe të përditësojnë deklaratat e paanshmërisë, konfliktit të interesit dhe konfidencialitetit në fillim të marrëdhënies dhe sa herë që lind një situatë e re që mund të ndikojë në këto aspekte.
b) Deklaratat azhurnohen të paktën çdo dy (2) vjet dhe menjëherë pas çdo ndryshimi të situatës personale ose profesionale që mund të ndikojë në objektivitet.
c) Menaxhimi i Konflikteve Interesit (MCI) verifikon këto deklarata dhe raporton administratori.
Masat Disiplinore për Shkeljet e Politikës
a) Çdo shkelje e politikës për paanshmëri, pavarësi, konflikt interesi apo konfidencialitet trajtohet me masa disiplinore të përshtatshme.
b) Këto masa mund të përfshijnë paralajmërime, pezullim, përjashtim nga aktiviteti ose ndërprerje të kontratës së punës/kontratës së shërbimit.
c) Vendimet për masat merret nga administratori, në koordinim me Komitetin e Paanshmërisë.
Konfidencialiteti dhe mbrojtja e të dhënave
EQSC garanton konfidencialitet mbi të gjithë informacionin për klientët, të marrë gjatë aktiviteteve të çertifikimit, në të gjitha nivelet e tij duke përfshirë komitetet, palët e nënkontraktuara dhe stafin. Personat ose anëtarët e komiteteve të cilët janë pjesë e proceseve të auditimit dhe/ose certifikimit, marrin informacion si dhe kanë akses ndaj të gjithë informacionit dhe dokumenteve të klientëve dhe dokumenteve të tjera konfidenciale. Anëtarët e Komitetit të Paanshmërisë, me përjashtim të rastit kur janë anëtarë të komiteteve të tjera, nuk kanë akses në të dhënat e mësipërme. Të gjithë personat që kanë akses në të dhënat e certifikimit, duke përshirë personat e jashtëm si psh ekspertët, si dhe të gjithë anëtarët e komiteteve bien dakort të ruajnë konfidencialitetin nëpërmjet nënshkrimit të FPO.2_1. Informacioni mbi klientët nuk do të bëhet publik, me përjashtim të rasteve kur kërkohet nga ligji ose autoritete kompetente, si gjykatat apo organet shtetërore me të drejtë ligjore për akses në informacion. Në këto raste, EQSC do të njoftojë me shkrim klientin për informacionin që do të zbulohet, përmbajtjen dhe qëllimin e kërkesës, për sa kohë kjo nuk bie ndesh me kërkesat ligjore për konfidencialitet apo pengesa procedurale. Ky informacion përfshin detajet që lidhen me veprimtarinë, raportin e auditimi, etj. Megjithatë ky informacion mund të vihet në dispozicion të trupave certifikuese, autoriteteve dhe trupave të tjera me të drejta ligjore për të kontrolluar të dhënat e çertifikimit. EQSC mban të drejtën për të informuar palët e interesuar, në bazë të kërkesës, mbi emrat e klientëve të certifikuar, adresat e tyre, arsyet e çertifikimit dhe produktet e mbuluara nga certifikimi. Për këtë EQSC ka ngritur dhe mirëmban PO.03 Politika e Privatësisë. Të gjitha palët që kanë akses në të dhëna të ndjeshme bien dakord që konfidencialiteti të ruhet edhe pas përfundimit të marrëdhënieve kontraktuale me EQSC. EQSC siguron trajnimin e të gjithë personelit dhe palëve të përfshira mbi kërkesat për ruajtjen e konfidencialitetit dhe të dhënave të klientëve, në përputhje me standardin ISO/IEC 17021-1 dhe ligjin Nr. 124/2024 për Mbrojtjen e të Dhënave Personale.